boy diharten blog: Perencanaan Penetapan Manajemen (Bagian 1)

A. Definisi perencanaan (Planning)

Dalam Manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Pengertian / Definisi Perencanaan adalah suatu kegiatan atau proses penganalisisan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik.

Perencanaan adalah hal yang sangat esensial karena dalam kenyataanya perencanaan memegang peranan lebih bila dibandng dengan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya, yaitu pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

B. Langkah-langkah dalam Penyusunan Perencanaan

Menurut departemen keuangan langkah langkah perencanaan adalah sebagai berikut

1. Rencana harus didokumentasikan

Dalam dunia bisnis, Yusra Amin, Coach dan CEO iCOACH, (seperti dimuat dalam kompas female.com) mengatakan bahwa business blue print harus ditulis secara jelas dan terarah.

2. Pilih tim perumus

Dalam sebuah diskusi, James Gwee mengatakan bahwa tidak perlu mengikutsertakan semua employees dalam sebuah rapat. Jika terlalu banyak orang yang dilibatkan, maka kemungkinan akan banyak menghabiskan waktu untuk membicarakan hal-hal yang kurang penting. Barangkali ini disebabkan karena semua orang yang hadir ingin mengemukakan pendapat dan ingin didengar. Lebih bahaya lagi jika hal ini mengakibatkan terjadinya debat kusir.

Agar proses perumusan rencana berjalan efektif dan membuahkan hasil yang maksimal, perlu dibentuk tim khusus perumus rencana tersebut. Tidak semua pegawai perlu terlibat dalam penyusunan, namun terbatas pada orang-orang yang dianggap “ahli” dan memiliki peranan besar dalam pelaksanaan rencana tersebut. Sebaiknya tim ini mewakili semua bagian/bidang yang ada di dalam organisasi. Mereka adalah orang-orang yang banyak mengetahui situasi di dalam organisasi dan harapan user terhadap organisasi serta peta persaingan. Pemilihan tim perumus rencana pada orang-orang yang benar-benar capable akan membuat proses menjadi efektif dan efisien.

3. Hindarkan jurus copy-paste

Copy-paste berarti mengambil rencana atau kegiatan tahun-tahun sebelumnya untuk digunakan kembali pada tahun berikutnya. Tidak ingin bersusah payah memikirkan apa yang akan dilakukan dan dicapai di masa datang, sebagian orang memilih mengcopy-paste kegiatan yang sudah pernah dilaksanakan. Kemudian (mungkin) menambahkan sedikit kegiatan lain serta menaikkan anggaran pada setiap kegiatan tersebut. Hasilnya tentu saja tidak maksimal. Namun kadang-kadang ini menjadi jurus andalan untuk segera mendapat rumusan rencana kerja baru, apalagi jika sudah deadline. Bahkan ini dapat diperparah dengan terbukanya kesempatan melakukan revisi di tengah jalan nanti. Untuk jangka pendek, cara ini terlihat berhasil, dimana sebuah rumusan rencana kerja dapat tersaji dengan cepat dan mudah tanpa membutuhkan banyak biaya dan tenaga. Namun untuk jangka panjang, copy-paste dapat membahayakan kehidupan organisasi.

Apa yang dibutuhkan organisasi saat ini tentu saja berbeda dari tahun lalu. Demikian pula kebutuhan dan ekspektasi dari user/customer maupun stakeholder yang berbeda dari waktu ke waktu. Ditambah lagi dengan hal-hal yang berkaitan dengan faktor eksternal seperti persaingan dan ancaman lainnya. Di samping itu, revisi yang dilakukan berkalikali juga akan menimbulkan kesan kurang profesionalnya tim perumus. Oleh karena itu, rencana kerja hendaknya dirumuskan dengan serius dan sungguh-sungguh berdasarkan pertimbangan yang komprehensif.

Sedangkan henry nasution mengungkapkan langkah langkah dalam menyusun perencanaan adalah

Proses pembuatan program
Identifikasi program
Langkah-langkah dalam penyusunan rencana program
Penjadwalan rencana program

1. Proses Pembuatan Program

Dalam proses pembuatan program dapat kita kemukakan sebagai berikut :

Berdasarkan atas fakta yang objektif, rasional dan pertimbangan-pertimbangan terhadap perkembangan kegiatan.
Sasaran yang ingin dicapai harus jelas.
5W + H : What (Apa), Why (Kenapa), Who (Siapa), Where (Dimana), When (Kapan) dan How (Bagaimana).
Harus dipertimbangkan kebijaksanaan organisasi.
Antara satu kegiatan dengan kegiatan yang saling mengisi dan berkaitan.
Tidak kaku dalam batas-batas tertentu sesuai dengan perkembangan.
Mudah dipahami dan penafsiran harus sama oleh pelaksana kegiatan.

2. Identifikasi Program

Dari sekian banyak bidang atau seksi dalam perencanaan program harus diidentifikasi menurut:

Bidang kegiatan
Jenis kegiatan
Sub.jenis kegiatan
Bentuk kegiatan

Berdasarkan Misi Universitas akan diambil salah satu bagian yaitu kegiatan dalam bentuk pendidikan dan penalaran.

Misalnya:
Bidang kegiatan : Pendidikan dan Penalaran
Jenis kegiatan : - Pendidikan
Bentuk kegiatan : - Diklat, dll

Jenis kegiatan : - Penalaran
Bentuk kegiatan : - Seminar, Lokakarya, dll

3. Langkah-Langkah Dalam Penyusunan Rencana Program

Dalam merencanakan suatu rencana program beberapa langkah yang harus kita perhatikan, yaitu :

Sasaran yang ingin dicapai harus diketahui dan ditetapkan.
Kumpulkan data atau informasi yang diperlukan.
Analisa data dan informasi terhadap sasaran atau permasalahan yang terjadi.
Identifikasi faktor-faktor apa saja yang akan menjadi penghambat dan penunjang.
Buat alternatif rencana program, dari masing-masing alternatif tersebut tetapkan yang terbaik.
Rencana program harus terperinci, yaitu terdiri dari waktu, pendanaan, pelaksanaan dan lain-lain.

4. Penjadwalan Rencana Program

Penjadwalan program merupakan aspek penting dari suatu perencanaan program, karena dalam suatu penjadwalan tersebut lebih memfokuskan kepada identifikasi terhadap sesuatu yang harus atau ingin dilakukan, kapan untuk dimulai dan kapan harus selesai. Penjadwalan ini sangat membantu dalam hal pelaksanaan, monitoring kegiatan, dan evaluasi suatu program.

Dalam penjadwalan suatu rencana program beberapa hal harus kita pedomani :