Mengendalikan Fungsi Manajemen (Bagian 2)

A. Tipe-tipe Kontrol

a.    Metode Pengendalian Umpan Maju.

Mengantisipasi masalah sebelum terjadi, dimana kontroler berada sebelum plant.

b.    Metode Pengendalian Berjalan atau Bersamaan

Mengelola masalah pada saat terjadi, dimana kontroller melaksanakan suatu rencana/atau yang sedang berlangsung dan berfikir bagaimana menyelesaikan suatu masalahnya.

c.    Metode Pengendalian Umpan Balik

Mengelola masalah setelah terjadi dimana kontroller berada setelah sensor umpan balik.

B. Kontrol proses manajemen

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.

Sedangkan kontrol proses manajemen adalah suatu proses yang menjamin bahwa sumber-sumber diperoleh dan digunakan dengan efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi., dengan kata lain pengendalian manajemen dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan agar mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh. Pengendalian manajemen berhubungan dengan arah kegiatan manajemen sesuai dengan garis besar pedoman yang sudah ditentukan dalam proses perencanaan strategi.

Sumber:

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_Manajemen

hernawanation.files.wordpress.com/2010/11/fungsi-pengendalian.ppt‎

http://www.scribd.com/doc/93732324/Tipe-Tipe-Kontrol-Dan-Aksi-Kontrol

http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI.AKUNTANSI/195407061987031-KARLI_SOEDIJATNO/Akmen/Chapter_9/SISTEM_PENGENDALIAN_MANAJEMEN_YANG_DAH_DIEDIT.pdf

Mengendalikan Fungsi Manajemen (Bagian 1)

A. Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.

Menurut konsep modern, kontrol adalah tindakan yang sebelumnya mengetahui, sedangkan konsep awal pengendalian digunakan hanya ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif. Dengan demikian, kontrol terdiri dari tiga kegiatan utama.

Menurut Henri Fayol, Pengendalian adalah suatu usaha terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.

Menurut EFL Breach, Pengendalian juga memeriksa kinerja saat ini terhadap yang telah ditentukan standar yang terdapat dalam rencana, dengan tujuan untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan. Menurut Harold Koontz, Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa perusahaan tujuan dan rencana dibuat untuk mencapai mereka yang dicapai. Menurut Beer Stafford, Manajemen adalah profesi kontrol. Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama dari kontrol karena berkaitan dengan manajemen: Kontrol terdiri dari verifikasi apakah semua yang terjadi sesuai dengan rencana diambil sesuai instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Robert J. Mockler mendefinisikan lebih komprehensif kontrol tentang manajerial: Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja ini sejalan dengan standar-standar ini dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

B.  Langkah-langkah dalam kontrol

Perencanaan strategi adalah proses pembuatan keputusan-keputusan mengenai tujuan organisasi yang dipandang tidak cocok, penentuan garis besar strategi organisasi, serta keputusan pengkombinasian dan penggunaan sumber-sumber yang dimiliki perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan proses pengendalian adalah proses dimana manusia membuat rencana-rencana dan keputusan-keputusan. Langkah langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan ke delapan elemen, yaitu:

a. Mengidentifikasikan tujuan dan strategi.

b. Penyusunan program.

c. Penyusunan anggaran.

d. Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

e. Pengukuran prestasi.

f. Analisis dan pelaporan.

g. Tindakan koreksi.

h. Tindakan lanjutan.

Sumber:

http://id.shvoong.com/business-management/management/2290028-pengertian-dan-definisi-controlling-pengendalian/

http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI.AKUNTANSI/195407061987031-KARLI_SOEDIJATNO/Akmen/Chapter_9/SISTEM_PENGENDALIAN_MANAJEMEN_YANG_DAH_DIEDIT.pdf

Actuating Dalam Manajemen (Bagian 2)

A. Prinsip Actuating

Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

                                                                                                                

B. Mencapai Actuating Managerial Yang Efektif

a. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain:

1.      Tugas itu sendiri

2.      Tugas lain yang ada hubungannya

3.      Ruang lingkup tugas

4.      Tujuan dari tugas

5.      Delegasi wewenang

6.      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7.      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

b. Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

1.                  Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

2.                  Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

3.                  Perintah formal dan informal

Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan. Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata: “apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”. “marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya. Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

c. Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian

Sumber:

yudhaboender.files.wordpress.com/2010/11/actuating-manajemen.docx

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/467/jbptunikompp-gdl-litawulant-23312-9-pert.11.pdf

Actuating Dalam Manajemen (Bagian 1)

A. Definisi Actuating

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Actuating tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

B. Pentingnya Actuating

Dalam manajemen yaitu seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Sumber:

yudhaboender.files.wordpress.com/2010/11/actuating-manajemen.docx

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/467/jbptunikompp-gdl-litawulant-23312-9-pert.11.pdf